为了有效、合理、安全地使用图书馆会议室，并保证会议室的设备在使用过程中避免因非正常操作而造成损坏，现对会议室的使用作如下规定：

一、会议室的管理权限

1.图书馆办公室负责会议室的使用审批、统筹安排和督促检查。

2.图书馆电子阅览室具体负责会议室音响、投影等电子设备的使用管理以及技术维护。

二、会议室使用的基本原则

1.会议室主要用于学校举行的重大外事活动，学术会议和工作会议，以及各二级院系、部处承办的全国性或区域性的学术会议和工作会议。

2.会场规模为35人，为保证会场安全，与会人数多于35人的会议原则上不予安排。

3.使用会议室，应按照程序，办理相关申请手续。

4.一般情况下，会议室的使用按照申请时间的先后顺序进行安排，已经审批的各类会议如与学校临时安排的重要会议冲突，则服从学校统筹安排。

三、申请使用会议室的程序

1.凡需使用会议室的单位或部门，应提前通过阳光学院一站式服务平台提出申请。提出使用时应说明使用会议室事由，活动名称，使用时间、参会人员名单、参会人数及会场设备要求等内容。

2.会议申请通过后，将按时间和要求提供会场和相关服务。各单位或部门若在办理使用手续后需要变更或取消使用计划的，须在预约使用日前一天通知图书馆办公室(电话：83969623)。

四、会议室使用注意事项

1.使用单位或部门要对会议安全和会议内容负责，安排专人负责会务及相关工作，认真落实各项安全措施，切实维护好正常的会议秩序。

2.会议室开放时间：周一至周日8:30-16:30（寒、暑假及国家法定假日，原则上不开放）。

3.使用单位或部门需提前布置会场的应在办理手续时说明，不得占用其他正常使用时间；会议开始前60分钟会议室开门，同时开放投影及其他设备。

4.参加会议的师生必须从门禁通道刷卡入馆。非本馆读者需使用单位相关人员带队统一入馆。

5.各单位或部门在使用会议室的过程中要自觉爱护公共设施，保证设备安全，并服从管理人员的安排，未经允许，不得随意挪动、拆卸室内设施或悬挂、张贴标语或其它宣传品。

6.会议室音响、话筒、投影机和屏幕等设备由图书馆安排专人操作，其他人员不得擅自操作。除会场的固定设备和音响设备外，会议需要的其它设备由使用单位或部门自行解决。

7.要自觉维护会议室的环境卫生，严禁在报告厅内吸烟，吃零食，随地吐痰，乱丢杂物，乱涂乱画。会议室内不得大声喧哗。

8.会议室使用后，管理人员应会同使用单位或部门进行验收，如发现物品损坏或丢失，使用单位须照价赔偿。

9.各单位或部门使用会议室须严格遵守以上管理规定，在使用过程中如发现有不遵守会议室管理规定的情况，图书馆将不再受理其使用申请。